Kostensenkungen und Effizienzsteigerungen: Elektronische Rechnungen in Unternehmen

01.12.2015

Obwohl die meisten Rechnungen heute immer noch auf dem Postwege versandt werden, ist die Umstellung auf den elektronischen Weg nur noch eine Frage der Zeit.

Besonders kleine Unternehmen scheuen aber vor einer Digitalisierung ihrer Rechnung zurück, weil sie diese aus Unkenntnis als zu kompliziert und kostspielig empfinden.

Mit dem Wegfall der Pflicht zur digitalen Signatur im Jahre 2011 und der Einführung von ZUGFerD in 2014 sind nun die Weichen gestellt für eine flächendeckende Einführung digitaler Rechnungen.

Breite Skepsis gegenüber der Einführung elektronischer Rechnungen

Wie eine Erhebung des Statistischen Bundesamtes im Jahr 2014 ergab, sind nur knapp 30 Prozent der Unternehmer in Deutschland bereit, ihre Rechnungen übers Internet zu verschicken.

Als Grund dafür gaben 60 Prozent an, dass es keine entsprechende Nachfrage bei ihren Kunden gebe. Dabei profitieren besonders Unternehmen, die viele Lieferantenrechnungen zu verarbeiten haben, von der Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand.

Unternehmen, die sich von ihren gewohnten Prozessen verabschieden und auf elektronischen Rechnungsversand umstellen möchten, sei es aus eigener Entscheidung oder auf Wunsch ihrer Kunden, haben viele Vorteile, die sich sofort bemerkbar machen.

Umsetzung mit ZUGPFerD

Bisher war die Pflicht zur digitalen Signatur in Deutschland der Hauptgrund, dass sich viele Unternehmen nicht an die Umstellung auf den digitalisierten Rechnungsversand herangewagt haben, denn sie war so kompliziert, dass auf die Unterstützung kostspieliger externer Dienstleister zurückgegriffen musste.

Zudem fehlte es an einem einheitlichen Format für eine gesetzeskonforme E-Rechnung. Beide Probleme konnten mit der Einführung von ZUGFerD als einheitlichem Rechnungsformat beseitigt werde.

Mit dem Akronym ZUGFerD (Zentraler User Guide des Forums elektronischer Rechnung Deutschland) ist ein einheitliches Datenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch gemeint. Es ist als hybride Rechnung konzipiert und besteht aus einem PDF-Dokument mit strukturierten XML Daten. Dadurch wird eine einheitliche, standardisierte Verarbeitung und Übertragung elektronischer Rechnungsdaten möglich.

Optisch ist eine elektronische Rechnung nicht von einer gewöhnlichen, im PDF Format erstellten zu unterscheiden.

Vorteile von ZUGFerD

Durch Einsatz von ZUGFerD entfallen manuelle Datenübernahmen und eventuell fehlerhafte Erfassungen. Die vollständige Automatisierung und Verschlankung aller Zahlungs- und Buchungsvorgänge führt zu erheblichen Einsparungen bei Papier- Druck- und Versandkosten und verbessert die Effizienz aller damit verbundenen Abläufe.

Nach Berechnungen der Fachhochschule für Öffentliche Verwaltung NRW hat sich die durchschnittliche Durchlaufzeit von Rechnungen im 2012 von neun auf zwei Tage und die der Prozesskosten für Bearbeitung und Recherche um 2 Prozent verringert.Wie eine Untersuchung der Deutsche Bank Research/Billentis ergab, beträgt das Einsparpotenzial 11,60 Euro pro Rechnung.

Unternehmer sollten angesichts dieser Vorteile, die die E-Rechnung bietet, nicht länger mit der Umstellung warten. Der mit über 60 Prozent sehr hohe Anteil zufriedener Nutzer, die vor allem die einfache Handhabung des elektronischen Rechnungseingangs schätzen, könnte die bisher noch Zögernden überzeugen.